Уже видно в данных
Настроена воронка лидов; с августа менеджеры по продажам заводят в неё обращения. Раньше они нигде не учитывались.
Лежали разрозненными файлами на сервере, теперь собираются в одну систему: подрядчик, стройка, сумма, сканы. Данные ещё правятся, цифры предварительные.
ушли без договора или сверх его суммы по сверке 23.09. Часть может оказаться договорами, которые ещё не занесены.
экономия против сметы по оплаченным счетам; найден перерасход по объёму 0,51 млн ₽
Подробнее: все цифры по оплатам, снабжению и агенту закупок
| Сверка оплат с договорами, 23.09–05.10 | Сумма | Что это значит |
|---|---|---|
| Ушло подрядчикам без договора 141 платёж по счёту, 61 получатель | 19,94 млн ₽ | Нет срока, гарантии и цены на весь объём. |
| Заплатили больше суммы договора 13 договоров | 4,32 млн ₽ | ДС не дошло до системы или расход никто не держал. |
| Оплачено без подписанного акта 256 договоров из 259 | 434,4 млн ₽ | В системе договоров без акта к оплате не ставится; в Битриксе запрет не включён. |
| Долг перед подрядчиками стал считаться 123 договора; предварительно — оцифровка подрядчиков ещё идёт | 102,7 млн ₽ | Видно при планировании платежей. |
| Задвоенные договоры убраны 13 пар | 43,9 млн ₽ | На столько был завышен портфель. |
ИИ-агент закупок
Сам рассылает запросы цены, получает и разбирает КП, сравнивает со сметой, ищет аналоги. Пока пилот 7–9 октября: 13 раундов, 14 запросов, 13 ответов, 6 КП разобрано, 9 рекомендаций по поставщикам.
Снабжение по отчёту директору, 27.10
Прогноз оплат за материалы — 12,5 млн ₽ на 4 недели, согласовано 3,2 млн. Со сметой сверено 21,7% закупок, 179 позиций из 32 заявок. 6 позиций просрочено.
Суммы договоров компании — 1,42 млрд ₽ действующих — это оборот, а не прибыль; в расчёт они не входят.
Из чего складывается потенциал
Каждая сумма — объём из ваших данных × доля по сценарию. Продажи не считаем: маржи по договорам в данных нет. Один дополнительный договор окупает год затрат, если маржа по нему от 16%.
Подробнее: основание каждой суммы и разброс по сценариям
Потенциал по сценариям
Красная линия — затраты 1,28 млн ₽ в год.
Сколько сберегает каждый отдел
Рублей в год за счёт сбережённого времени; часы — в подсказке и в каждом отделе. Час = зарплата по вашей таблице (у оформленных + 30% взносов) × 12 ÷ 1 972 часа. Откройте отдел, чтобы увидеть операции: как было, как стало, сколько раз в год.
Что будет до 2031 года
Накоплено чистыми, млн ₽
Подробнее: по годам и в ставках сотрудников
Потенциал и затраты по годам
Скольким ставкам равно сбережённое время
Дисциплина и текучесть
Задачи в срок, по отделам и месяцам
Чем темнее, тем больше задач закрыто в срок. Серым — мало данных. Открытых просроченных: ПТО — 91.
Наймы 2026
Ушли за первые 60 дней. После адаптации в июле доля упала, но выборка мала — это сигнал.
Специалист по договорам: с весны задачи закрываются позже
- Январь–февраль: 80–84% задач в срок, закрытие за 1–2 дня.
- С марта: в срок 7–26%, медиана закрытия — 6–10 дней.
- Сколько договоров проходило через неё по месяцам, по данным не восстановить: до оцифровки они не заносились, а лежали файлами на сервере. Поэтому причину спада цифры не показывают.
- 7 задач просрочено, ДС о продлении по Скороходу — с 8 сентября.
Подробнее: сравнение с коллегами и список просроченного
- 03.09 Утилизация мусора — договор
- 08.09 ДС о продлении сроков по Скороходу
- 21.09 СК: сверка расчётов с подрядчиками
- 28.09 Счёт в оплату, запрос ИСОГД, Библиотека
- 23.10 Дополнительное соглашение № 3
- 27.10 Дом музыки
- 30.10 Договор с ИП Параева
Решения, которые превращают потенциал в деньги
Подробнее: что измерять, чтобы через полгода сверить прогноз с фактом
Короткие ответы на главные вопросы
Это живые деньги или на бумаге?
Две части. Время сотрудников — —. Это не наличные, а ≈— ставки работы, которую не придётся нанимать при росте или можно отдать на другие задачи.
Живые деньги — —: меньше переплат подрядчикам и за материалы, меньше ранних уходов новичков. Из них — появятся только после решений из раздела «Что нужно решить».
Что уже работает, а что ещё нет?
- работаетСистема договоров — с 25 октября, все сотрудники
- работаетПриложение снабжения — заявки с 1 октября, сверка со сметой, счета
- работаетВоронка лидов и CRM, задачи и виджет тендеров
- работаетHR-процессы и адаптация, база знаний
- работаетПанели руководителя, недельные отчёты, ИИ-расчёт стоимости
- частичноСверка КС и KPI РП — 5 строек из 28
- частичноОцифровка договоров с подрядчиками — идёт сверка
- пилотАгент закупок — пробовали 7–9 октября
- не включеноЗапрет оплаты без акта — готов в системе договоров, в Битриксе не включён
Можно ли верить этим цифрам?
Факт: штат, задачи, лиды и наймы из Битрикса; объёмы договоров из системы; зарплаты из вашей таблицы; затраты; отчёт снабжения; сверка оплат с выпиской (предварительно — подрядчики ещё оцифровываются).
Прогноз: сколько минут экономит каждая операция, какая доля потерь отсекается, эффект агента закупок. У каждой цифры указано основание, а разброс между сценариями — —.
Чтобы прогноз стал фактом: опрос руководителей отделов — 15 минут на отдел — и выгрузка из Финколлегии для сверки выплат и закупок.
Когда окупится и что, если всё пойдёт хуже?
Затраты — 1,28 млн ₽ в год: техническая часть 90 тыс. ₽ в месяц и Битрикс 200 тыс. ₽ в год. В базовом сценарии они окупаются в —, в осторожном — в —.
Даже если не принимать ни одного решения, то, что уже работает, даёт — в год — в — раза больше затрат.
Чтобы окупить год, хватит одного из трёх: каждый сотрудник сберегает 6 минут в день; не потерять 0,4% выплат подрядчикам; один дополнительный договор с маржой от 16%.
Скольких людей не придётся нанимать?
Сейчас сбережённое время — ≈— ставки. При росте — в год к 2029 году — ≈— ставки. По отделам — в разделе «Прогноз → Подробнее».
24 млн ₽ ушли без договора — это потери? Кто отвечает?
Не потери. Это выплаты за апрель–август без оформленного договора или сверх его суммы. Часть — договоры, которые ещё не занесены в систему, часть — разовые закупки по счёту. Риск в том, что по таким выплатам нет гарантии, срока и неустойки. Список по получателям готов, разбирают договорной отдел и бухгалтерия.
Почему не посчитаны прибыль и продажи?
Маржи по объектам в данных нет, а суммы договоров — это оборот, не прибыль. Поэтому продажи в потенциал не входят. Ориентир: один дополнительный договор по медиане 7,9 млн ₽ окупает год затрат, если маржа по нему от 16%.
Что с договорным отделом?
Один специалист и не меньше 283 документов в год. С весны задачи закрываются позже: в срок 7–26% против 80–84% в начале года. Нагрузку по месяцам не восстановить — до оцифровки договоры лежали файлами. Предложение: перевести работу в систему с помощником, разбирать просроченное раз в неделю и через месяц сравнить срок «заявка → подпись».
Не дешевле ли купить готовое?
Pyrus для 53 человек — 264 тыс. ₽ в год, внедрение системы документооборота — 1,5–2,5 млн ₽, сервис для снабжения — около 317 тыс. ₽ в год. Но готовые сервисы не связаны ни с вашим Битриксом, ни между собой, и в них нет ваших шаблонов, сверки со сметой и ИИ-агентов. Сейчас всё это стоит 1,28 млн ₽ в год вместе с Битриксом.
Что будет, если аналитик уйдёт? Насколько это надёжно?
Системы работают на сервере компании, рядом с кодом лежат инструкции по выкладке и записанные решения. Есть три риска:
- код системы договоров хранится только на рабочем компьютере аналитика и на сервере — общего хранилища кода нет;
- копии базы договоров лежат на том же сервере — при его поломке пропадут вместе с ним;
- аккаунт сервера у провайдера оформлен не на компанию (аудит 7 октября); перевод доступов на компанию уже в работе.
Что сделать: хранилище кода компании, отдельное хранилище для копий, второй человек с доступом к серверу.